新卒で初めて就職をするとき、入社前の連絡の
取り方に迷う方も少なくありません。
近年、入社前の企業とのやり取りにメールを
使用する場合も多いです。
しかし、メールでの連絡は失礼に当たる場合も
あります。
企業側からメールでお願いしますと指定が
ない限り、電話での連絡をしたほうが
「しっかりした人」という印象を与えます。
提出書類においても、指定された方法で提出し
指定がない場合は郵便で送付したほうが
いいでしょう。
また、内定をもらった企業にメールで連絡を
取りたいというときに、注意しなければ
いけないこともあります。
ここでは、入社前の企業とのメールのやりとりに
ついてまとめていますので、ぜひご参考に
してみてください。
入社前日のメール連絡は必要？それとも電話が無難？
入社前日の企業への連絡は、基本的には
必要ありません。
どうしても入社前日に企業へ連絡をしなければ
いけないという場合は、電話での連絡が
無難でしょう。
企業では毎日たくさんのメールが送信されて
いる場合もあり、すぐに返信をもらえない
こともあります。
入社前日に企業へ電話で連絡をするときは
要件を手短に話すことが大切です。
たまに入社前日の電話で、入社日は何時に行けば
よいのか、何を持っていけばいいのかなどを
聞く方がいますが、事前に企業側から連絡を
もらっている場合にそれらを聞くと「要領の悪い人」
という印象を与えてしまいます。
入社当日の出社時間や持ち物についての連絡が
ない場合は、前日ではなく数日前に電話で
聞いておきましょう。
入社前日の電話では、入社式の受付開始時間を
聞く程度にして手短に電話を終わらせる
ようにしましょう。
入社日のメール返信に使える、おすすめの例文まとめ
入社日の連絡がメールで送られてきた場合は
メールを受け取った確認として、メールを
いただいたことへのお礼の返信をしましょう。
とは言っても、どのように返信メールをすれば
よいのか迷う方も多いと思います。
返信メールを送信するときには、いくつか
マナーがあります。
1. 件名を付ける
企業へは毎日さまざまなところからメールが
送られてきます。
メール一覧を見たときにどのような内容の
メールかわかるように件名を記入します。
2. 差し出し人名をつける
メール一覧をみたときに、どこの誰からの
メールかわかるようにします。
名前だけではなく、できれば学校名と学部
まで設定しておくほうがいいでしょう。
3. 宛名を書く
ビジネスメールでは、はじめにどこの誰に
宛てたメールなのかを記入します。
相手の会社名、部署名、名前を忘れずに
記入しましょう。
では、入社日のメール返信の例文をご紹介
しますので、ご参考にしてみてください。
【例文】
株式会社 ○○
人事部 ○○様
お世話になっております。
○○大学○○学部の○○です。
入社日のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
当日、集合時間にお伺いさせていただきます。
貴社でお仕事ができること、楽しみにしております。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
○○（名前）
お礼の返信メールは簡潔に送るようにします。
入社日について疑問点がある場合は
返信メールで尋ねるのではなく、翌日以降に
改めてお伺いメールを送信しましょう。
また、返信メールが遅れてしまった場合は
「早々にお返事をするべきところでしたが
返信がおそくなりましたこと、深くお詫び
申し上げます」という、お詫びの一文を
添えるようにします。
メールを読んで返信をしない方がたまに
いますが、返信のメールは社会人として
基本的なマナーになります。
内定をもらった企業からメールで連絡を
もらったら、必ず返信メールをするように
しましょう。
まとめ
初めて就職をする場合、今まで友達などメールを
していたときと違い、マナーのあるきちんとした
ビジネスメールをすることで「しっかりした人」
という印象を相手に与えます。
企業からもらったメールにはできるだけ早めに
返信することが大切です。
メールを送信したときの対応などを見ている
こともありますので、もらったメールに対して
スルーすることのないようにしましょう。
入社に関して疑問点や不明点がある場合に
こちらから連絡をしたい場合は、メール
ではなく電話での連絡をおすすめします。
電話をするときは、就業時間内にする、お昼の
時間帯にはしないなど、時間に気をつけて
連絡をするようにしてください。
